Vind het online boekhoudprogramma dat bij je past.

Wat past bij jouw bedrijf?

Als starter wil je vooral begrijpen wat je moet vastleggen en hoe je dat bijhoudt. Kies een programma waarin je de dagelijkse handelingen zelf kunt uitvoeren. Een eerste factuur maken, een inkoop terugvinden en zien wat nog betaald moet worden, zijn goede opdrachten om tijdens een proefperiode te testen. Laat je keuze niet alleen bepalen door een tijdelijke startersactie.

Voor een zzp’er kunnen urenregistratie, terugkerende facturen of het snel vastleggen van bonnetjes belangrijk zijn. Een adviseur heeft mogelijk andere wensen dan een ondernemer met een webshop. Ook binnen het mkb verschillen de behoeften. Denk daar bijvoorbeeld aan meerdere gebruikers, het verdelen van rechten, projectadministratie of een koppeling met andere software. Vraag de leverancier welke mogelijkheden in het gekozen abonnement zitten.

Bekijk de informatie voor startende ondernemers, zzp’ers of het mkb om vanuit jouw situatie verder te zoeken.

Welke functies heb je echt nodig?

Maak een korte lijst van terugkerende taken voordat je pakketten naast elkaar zet. Verstuur je facturen en herinneringen? Maak je eerst een offerte? Wil je zakelijke uitgaven onderweg vastleggen? Deel je de administratie met iemand anders? Geef aan welke mogelijkheden noodzakelijk zijn en welke alleen prettig zouden zijn. Dat maakt een lange functielijst veel overzichtelijker.

Kijk vervolgens hoe een functie werkt. Een bankkoppeling kan administratief werk verminderen, maar controleer of jouw bank wordt ondersteund, wat de koppeling kost en welke handelingen overblijven. Bij het herkennen van bonnetjes wil je weten hoe je voorgestelde gegevens controleert. En bij een koppeling met je webshop is het belangrijk om te begrijpen hoe retouren en correcties worden verwerkt.

Vraag bij twijfel om een demonstratie met een voorbeeld uit jouw onderneming. Een functie die op papier aanwezig is, hoeft niet aan te sluiten bij jouw werkwijze. In de keuzehulp voor boekhoudsoftware lees je hoe je die afweging concreet maakt.

Wat zijn de werkelijke kosten?

Het maandbedrag is een beginpunt. Kijk ook naar de prijs na een korting, de facturatieperiode en eventuele grenzen aan het gebruik. Mogelijke extra kosten zitten bijvoorbeeld in extra administraties, gebruikers, scanfuncties, bankkoppelingen of ondersteuning. Een pakket met een lager starttarief kan duurder uitvallen zodra je de functies toevoegt die je nodig hebt.

Vergelijk aanbieders daarom op dezelfde basis. Noteer per pakket welke onderdelen zijn inbegrepen en bereken de kosten over dezelfde periode. Controleer of de getoonde bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Kijk daarnaast naar de contractduur, de opzegtermijn en de voorwaarden om naar een ander abonnement over te stappen.

Wees ook realistisch over je eigen tijd. Gebruiksgemak is waardevol als een programma je helpt om het werk zorgvuldig en regelmatig te doen. Een lage prijs helpt weinig wanneer je voor iedere gewone handeling ondersteuning nodig hebt. Lees meer over de kosten van een boekhoudprogramma.

Gratis of betaald beginnen?

Gratis boekhouden kan verschillende dingen betekenen. Het kan gaan om een tijdelijke proefperiode, een actie voor starters of een blijvend gratis abonnement met beperkingen. Controleer wat voor jouw situatie geldt. Let bijvoorbeeld op het aantal facturen, de beschikbare functies en de toegang tot je gegevens als de gratis periode afloopt.

Een proefperiode is vooral nuttig als je die actief gebruikt. Maak vooraf een lijstje met taken en plan een moment om het programma te beoordelen. Zoek uit of het abonnement vanzelf doorloopt en wanneer je moet beslissen. Controleer de actuele voorwaarden altijd op de website van de aanbieder, ook wanneer je elders een aantrekkelijk aanbod hebt gezien.

Samenwerken met je boekhouder

Zelf boekhouden en een boekhouder inschakelen sluiten elkaar niet uit. Je kunt zelf de dagelijkse administratie verzorgen en afspreken dat een deskundige periodiek controleert of helpt bij specifieke vragen. Bespreek wie welke werkzaamheden doet, welke documenten nodig zijn en hoe je opmerkingen met elkaar deelt.

Vraag voordat je kiest of je boekhouder met het programma kan werken. Controleer hoe toegang wordt geregeld, welke rechten je kunt geven en of een extra gebruiker kosten met zich meebrengt. Geef alleen de toegang die nodig is en deel geen persoonlijke inloggegevens. Duidelijke afspraken voorkomen dubbel werk en zorgen dat vragen op tijd bij de juiste persoon terechtkomen.

Overstappen en je gegevens bewaren

Wie al een administratie heeft, moet ook naar de overgang kijken. Kun je klanten, leveranciers en openstaande posten overnemen? Welke gegevens kun je uit het huidige pakket exporteren? En hoe controleer je of de nieuwe administratie aansluit? Bespreek het overstapmoment en de beginsituatie met je boekhouder voordat je het oude abonnement beëindigt.

Denk ook aan de periode na de overstap. Zorg dat je historische documenten en rapportages kunt blijven raadplegen. Vraag wat er met je gegevens gebeurt na opzegging en welke exports beschikbaar zijn. Een back-up is pas bruikbaar als je de bestanden ook kunt openen en begrijpen. Onze uitleg over overstappen helpt je om de overgang voor te bereiden.

Zo beoordeel je een programma tijdens de proefperiode

Werk met een herkenbare, fictieve voorbeeldsituatie. Maak een klant aan, stel een factuur op en bekijk hoe je een fout corrigeert. Voeg een voorbeelduitgave toe en zoek vervolgens de bijbehorende gegevens terug in een overzicht. Je ontdekt daarmee meer over de dagelijkse bruikbaarheid dan wanneer je alleen door instellingen klikt.

Noteer wat duidelijk is en waar je vastloopt. Bekijk de uitleg van de leverancier en stel één concrete vraag aan de ondersteuning. Beoordeel daarna je belangrijkste wensen, de totale kosten en de mogelijkheden om samen te werken. Je hoeft niet het pakket met de meeste functies te kiezen; je zoekt een werkwijze die je ook na de proefperiode volhoudt.

Wil je eerst je administratie inrichten? Begin dan bij je administratie opzetten. Meer uitleg per onderwerp vind je in de kennisbank.